Databeskyttelse

Varde Kommune behandler personoplysninger om dig af hensyn til de opgaver, vi skal løse som kommunal myndighed. Det kan være for, at levere en service til dig, som du har ret til at modtage efter f.eks. servicelovgivningen eller sundhedsloven. Det kan også være, at vi er retligt forpligtede til at behandle dine personoplysninger. Ellers kan vi have indgået en aftale med dig, som indebærer, at vi kan bruge dine oplysninger for at kunne leve op til aftalen efter dit samtykke.

Den type af oplysninger, vi indhenter om dig, vil afhænge af formålet med den myndighedsopgave, vi skal løse. Vi indsamler kun de oplysninger, som er nødvendige for at løse vores opgaver og så snart vi ikke længere skal bruge oplysningerne i vores opgaveløsning, vil de bliver slettet.

Vores behandling af dine personoplysninger sker således på baggrund af, at vi er retligt forpligtede til at behandle dine oplysninger, eller fordi behandlingen i øvrigt må betegnes som nødvendig for vores myndighedsudøvelse. Det kan også være, at vi tidligere har indhentet samtykke fra dig, til brug for vores behandling af dine oplysninger.

Varde Kommune har også en cookiepolitik, der fortæller, hvordan vi behandler cookies på vores hjemmesider. Du kan læse mere her >>

Vi indsamler dine personoplysninger på forskellige måder.

Ofte vil du selv fremsende oplysningerne til os, f.eks. hvis du sender os et brev eller en mail, hvor dit navn, adresse og andre former for personoplysninger indgår. Det kan også ske ved, at du har ringet til os, givet os oplysninger på et møde eller benyttet dig af en af vores selvbetjeningsløsninger på Varde Kommunes hjemmeside eller via eksterne tjenester som f.eks. borger.dk

I andre tilfælde modtager vi oplysninger om dig fra andre. Du kan f.eks. optræde som en såkaldt biperson i en sag, hvis du er pårørende til den person sagen drejer sig om, eller du kan være part i en sag, som andre rejser, som f.eks. en nabotvist i en hegnssag.

Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, så som indkomstoplysninger, SKAT, BBR mv. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du eksempelvis ansøger om en ydelse eller service.

Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med eksempelvis en ansøgning om en service eller ydelse.

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine services og ydelser i kommunen.

I visse tilfælde videregiver vi dine oplysninger. Det kan være til andre offentlige myndigheder, andre kommuner, regioner, rådgivere, revisorer, advokater m.v. I så fald sker det udelukkende efter aftale med dig, eller hvis vi som kommune har lovhjemmel til at dele informationerne.

I nogle tilfælde vil vi, for at leve op til forvaltningslovens eller offentlighedsloven regler om aktindsigt, videregive oplysninger om dig.

I nogle tilfælde anvender vi databehandlere, som hjælper os med at behandle dine personoplysninger på en god og sikker måde. Det kan bl.a. være ved opbevaring af personoplysninger, eller ved hjælpe med vores sagsbehandling. Der kan også være tale om, at vi indgår i et samarbejde med en dataansvarlig, der i sådan et tilfælde vil være forpligtet til at behandle dine oplysninger efter gældende lovgivning.

Som udgangspunkt anvender vi den fælles-offentlige login-løsning NemLogin, hvor du bruger dit MitID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter.
Du kan dog også støde på formularer eller selvbetjeningsløsninger, som ikke kræver så høj sikkerhed. Her kan du typisk oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password. Det sker eksempelvis på bibliotekernes selvbetjeningsløsning.

Der er forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger alt efter hvilken type sag, det drejer sig om.

Som udgangspunkt beholder vi dine oplysninger så længe en sag verserer og efter omstændighederne i en efterfølgende periode som i udgangspunktet er 5 år, men det afhænger af de pågældende oplysninger og sagstyper.

Inden for bestemte fagområder har vi en arkiveringspligt, hvor vi skal aflevere dine sager og tilhørende oplysninger til Rigsarkivet, inden vi må slette dem.

I Varde Kommune anvender vi ikke automatiske afgørelser.

Formålet med indsigtsretten er at give dig mulighed for at få oplyst, hvilke personoplysninger kommunen behandler om dig. Dermed skabes der åbenhed omkring de personoplysninger, som Varde Kommune behandler.

Alle kan ifølge persondataloven anmode om indsigtsret. Du har ret til at få oplyst, om der behandles oplysninger om dig og hvilke oplysninger, der behandles. Indsigtsretten omfatter kun oplysninger om dig selv.

Ønsker du indsigt i dine personoplysninger kan dette gøres via ansøgningsskemaet ovenfor.

Hvis du ikke ønsker at bruge denne kan du altid kontakte Varde Kommune via E-mail til vardekommune@varde.dk eller ved brev til Varde Kommune, Bytoften 2, 6800 Varde, att. Databeskyttelsesrådgiver.

Vi vil besvare din anmodning uden unødig forsinkelse, og senest inden for en måned. Fristen kan i særlige tilfælde forlænges med yderligere to måneder, hvis anmodningen er kompleks. I sådanne tilfælde, skal vi give dig besked, inden den første måned er gået.

Anmodninger er som udgangspunkt gratis. Hvis anmodningerne er åbenbart grundløse eller overdrevne, især fordi de gentages, kan vi dog opkræve et gebyr eller helt afvise at efterkomme anmodningerne.

DINE DATABESKYTTELSESRETLIGE RETTIGHEDER

Du har en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine personoplysninger. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Dine rettigheder er:

• Ret til indsigt: Du har som udgangspunkt ret til at se de personoplysninger, som vi behandler om dig.

Det betyder også, at du kan få en kopi af de personoplysninger, vi opbevarer om dig, og at du kan få oplyst hvordan vi behandler dine personoplysninger.

• Ret til berigtigelse: Hvis du opdager, at vi har forkerte eller ufuldstændige oplysninger om dig, kan du bede os om at rette dem, så de bliver korrekte.

I tilfælde hvor du og Varde Kommune som dataansvarlig er uenige om, hvorvidt personoplysningerne er forkerte, skal vi notere, at du mener, at oplysninger om dig er ukorrekte.

• Ret til sletning: I nogle tilfælde har du ret til at få slettet de oplysninger, vi har om dig, før den dato, vi normalt ville slette dem.Det betyder, at hvis oplysningerne ikke længere er nødvendige, eller hvis du trækker dit samtykke tilbage, kan du få dem fjernet tidligere end planlagt.
• Ret til begrænsning af behandling: Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset, hvordan vi bruger dine personoplysninger.

Kan det betyde, at vi fx kun må opbevare dine personoplysninger.

Det kan også være, at du mener, at dine oplysningerne behandles ulovligt, men du ikke ønsker dem slettet og derfor anmoder om begrænset behandling.

Hvis du har ret til begrænsning, vil dine personoplysninger kun blive behandlet hvis kommunen er nødt til det for at opfylde loven.

• Ret til indsigelse: I nogle situationer har du ret til at sige nej til, at vi bruger dine personoplysninger – også selvom vi har lov til det.Hvis du gør indsigelse, skal vi stoppe med at bruge dine oplysninger, medmindre vi vurderer, at vi stadig har et sagligt og nødvendigt grundlag til at fortsætte behandlingen af hensyn til vigtige formål, som overstiger dine interesser og rettigheder.
• Ret til dataportabilitet: Hvis vi behandler dine oplysninger, fordi du har givet samtykke, eller fordi det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig, har du i nogle tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger, og ret til at få sendt disse oplysninger til en anden dataansvarlig.

Når du benytter dig af dine rettigheder, kan vi have brug for ekstra oplysninger eller en bekræftelse på, hvilken ret du udøver, så vi kan hjælpe dig bedst muligt og sikre, at dine rettigheder bliver opfyldt korrekt.

Dine rettigheder er i nogle tilfælde begrænset, f.eks. på grund af andres rettigheder, fordi vi er underlagt lovgivning, eller af afgørende hensyn til private eller offentlige interesser.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Du har altid ret til at klage til Datatilsynet.

Sådan klager du

Inden du klager bør du kontakte Varde Kommune, hvis du mener vi behandler oplysninger om dig i strid med reglerne om databeskyttelse.

Hvis du vil klage til Datatilsynet, anbefaler vi, at du bruger denne formular, fordi den er en hjælp til at få givet de oplysninger, Datatilsynet skal bruge for at behandle din klage. Men du er også velkommen til at klage ved at skrive til Datatilsynet på anden vis.

Send aldrig personlige oplysninger på almindelig e-mail. Brug E-boks. Husk at angive hvem du er (navn og evt. telefonnummer), samt hvem (att) henvendelsen er til, så den sikre mail når til rette medarbejder.

Send aldrig personlige oplysninger på SMS til kommunens medarbejdere.

Skriv aldrig personlige oplysninger på Varde Kommunens Facebook side, hverken som kommentar eller besked.

Enkelte af vores databehandlere befinder sig uden for EU/EØS (tredjelande) eller anvender underdatabehandlere, som befinder sig i tredjelande.

Det kan derfor ske, at vi deler dine personlige oplysninger med modtagere i disse tredjelande.

Hvis vi overfører oplysninger til lande uden for EU/EØS, vil vi altid sikre, at der er et gyldigt overførselsgrundlag – det vil sige, at vi sikrer os, at der er de fornødne garantier for, at dine personoplysninger behandles forsvarligt og sikkert.

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelsesloven. Databeskyttelsesrådgiveren er i sin funktion en uvildig instans, der ikke refererer til administrationen. Rådgiveren bistår i samarbejde med kommunens jurister med råd og vejledning til fagområderne om lovlig, god og sikker håndtering af persondata.

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du er i tvivl om, hvorvidt kommunen håndterer dine persondata korrekt, enten på mail vkdpo@varde.dk eller ved brev til Varde Kommune, Bytoften 2, 6800 Varde, att. Databeskyttelsesrådgiver.

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle på Datatilsynets hjemmeside.

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer.

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over kommunens sagsbehandling eller hjælp til at klage over en afgørelse, kan du kontakte kommunens borgerrådgiver.

Find oplysninger om kommunens borgerrådgiver 

Tryk på linket nedenunder for at se Datatilsynets beskrivelse af hvad du skal vide om databeskyttelse.

Det skal du vide om databeskyttelse (åbner i nyt vindue)