Databeskyttelse

Varde Kommune har fokus på at beskytte data om borgere, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere.

På lige fod med alle andre offentlige myndigheder har Varde Kommune en databeskyttelsesrådgiver, som skal holde øje med, om kommunen håndterer persondata på lovlig og sikker vis. 

For at vi som kommune kan levere vores kommunale services og ydelser, har vi brug for informationer. Det gælder informationer om både borgere, foreninger, virksomheder, ansatte og samarbejdspartnere. 

Hvis du har spørgsmål til vores håndtering af dine persondata, er du velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.

Du kan også kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du har en mistanke om, at kommunen har lækket persondata eller på anden måde krænket fortroligheden i håndteringen af dine eller andre personers data.

Information om behandling af dine oplysninger

Formålet med at vi behandler dine personoplysninger

Varde Kommune behandler personoplysninger om dig af hensyn til de opgaver, vi skal løse som kommunal myndighed. Det kan være for, at levere en service til dig, som du har ret til at modtage efter f.eks. servicelovgivningen eller sundhedsloven. Det kan også være, at vi er retligt forpligtede til at behandle dine personoplysninger. Ellers kan vi have indgået en aftale med dig, som indebærer, at vi kan bruge dine oplysninger for at kunne leve op til aftalen efter dit samtykke.


Den type af oplysninger, vi indhenter om dig, vil afhænge af formålet med den myndighedsopgave, vi skal løse. Vi indsamler kun de oplysninger, som er nødvendige for at løse vores opgaver og så snart vi ikke længere skal bruge oplysningerne i vores opgaveløsning, vil de bliver slettet.


Vores behandling af dine personoplysninger sker således på baggrund af, at vi er retligt forpligtede til at behandle dine oplysninger, eller fordi behandlingen i øvrigt må betegnes som nødvendig for vores myndighedsudøvelse. Det kan også være, at vi tidligere har indhentet samtykke fra dig, til brug for vores behandling af dine oplysninger.


Varde Kommune har også en cookiepolitik, der fortæller, hvordan vi behandler cookies på vores hjemmesider. Du kan læse mere her >>

Hvor henter vi oplysninger om dig?

Vi indsamler dine personoplysninger på forskellige måder.


Ofte vil du selv fremsende oplysningerne til os, f.eks. hvis du sender os et brev eller en mail, hvor dit navn, adresse og andre former for personoplysninger indgår. Det kan også ske ved, at du har ringet til os, givet os oplysninger på et møde eller benyttet dig af en af vores selvbetjeningsløsninger på Varde Kommunes hjemmeside eller via eksterne tjenester som f.eks. borger.dk

I andre tilfælde modtager vi oplysninger om dig fra andre. Du kan f.eks. optræde som en såkaldt biperson i en sag, hvis du er pårørende til den person sagen drejer sig om, eller du kan være part i en sag, som andre rejser, som f.eks. en nabotvist i en hegnssag.


Nogle informationer kan vi selv hente fra andre offentlige myndigheder eller fælles registre, så som indkomstoplysninger, SKAT, BBR mv. Andre informationer beder vi dig om at oplyse, når du eksempelvis ansøger om en ydelse eller service. 

Det enkelte fagområde skal oplyse det til dig i forbindelse med eksempelvis en ansøgning om en service eller ydelse.

Du har altid ret til at få at vide, hvorfra vi henter oplysninger om dig i forbindelse med dine services og ydelser i kommunen.

Modtagere af dine oplysninger

I visse tilfælde videregiver vi dine oplysninger. Det kan være til andre offentlige myndigheder, andre kommuner, regioner, rådgivere, revisorer, advokater m.v. I så fald sker det udelukkende efter aftale med dig eller hvis vi som kommmune har lovhjemmel til at dele inofrmationerne.


I nogle tilfælde vil vi, for at leve op til forvaltningslovens eller offentlighedsloven regler om aktindsigt, videregive oplysninger om dig.


I nogle tilfælde anvender vi databehandlere, som hjælper os med at behandle dine personoplysninger på en god og sikker måde. Det kan bl.a. være ved opbevaring af personoplysninger, eller hvis vi indgår aftale med en advokatvirksomhed eller lignende om at hjælpe os med vores sagsbehandling. Der kan også være tale om, at vi indgår i et samarbejde med en dataansvarlig, der i så tilfælde vil være forpligtet til at behandle dine oplysninger efter gældende lovgivning.

Hvordan håndterer vi dine data i selvbetjeningløsninger?

Som udgangspunkt anvender vi den fælles-offentlige login-løsning NemLogin, hvor du bruger dit NemID som nøgle til at logge dig ind på selvbetjeningsløsninger og blanketter. 
Du kan dog også støde på formularer eller selvbetjeningsløsninger, som ikke kræver så høj sikkerhed. Her kan du typisk oprette dig med et selvvalgt brugernavn og password. Det sker eksempelvis på bibliotekernes selvbetjeningsløsning.

Hvor længe gemmer vi dine oplysninger?

Der er forskellige retningslinjer for, hvor længe vi gemmer dine oplysninger alt efter hvilken type sag, det drejer sig om.

Som udgangspunkt beholder vi dine oplysninger så længe en sag verserer og efter omstændighederne i en efterfølgende periode som i udgangspunktet er 5 år, men det afhænger af de pågældende oplysninger og sagstyper.

Inden for bestemte fagområder har vi en arkiveringspligt, hvor vi skal aflevere dine sager og tilhørende oplysninger til Rigsarkivet, inden vi må slette dem.  

Indsigtsret

Formålet med indsigtsretten er at give dig mulighed for at få oplyst, hvilke personoplysninger kommunen behandler om dig. Dermed skabes der åbenhed omkring de personoplysninger, som Varde Kommune behandler.

Alle kan ifølge persondataloven anmode om indsigtsret. Du har ret til at få oplyst, om der behandles oplysninger om dig og hvilke oplysninger, der behandles. Indsigtsretten omfatter kun oplysninger om dig selv.

Varde Kommune er ifærd med at udarbejde et skema til begæring af indsigt. Indtil da kan du kontakte Varde Kommunes DPO på vkdpo@varde.dk

Vi skal svare din anmodning uden unødig forsinkelse, men der er nogle tidsfrister. Vi svarer dig hurtigst muligt og senest en måned efter, vi har modtaget din anmodning. Er sagen særlig kompleks, kan vi forlænge fristen med to måneder – i så fald skal vi give dig besked, inden den første måned er gået.
Anmodninger er som udgangspunkt gratis. Hvis anmodningerne er åbenbart grundløse eller overdrevne, især fordi de gentages, kan vi dog opkræve et gebyr eller helt afvise at efterkomme anmodningerne. 

Du har forskellige rettigheder, når vi behandler dine personoplysninger:


Retten til indsigt


Du har ret til indsigt i vores behandling af dine personoplysninger.
Dette betyder, at du har ret til at få en kopi af de oplysninger, vi behandler om dig samt supplerende oplysninger om vores behandling.


Retten til at trække et samtykke tilbage


Hvis vores behandling af dine personoplysninger sker på baggrund af et samtykke fra dig, har du altid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Når du kalder dit samtykke tilbage, stopper vi med at behandle dine personoplysninger til det angivne formål.


Retten til at få forkerte oplysninger berigtiget


Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig rettet eller suppleret, således at vi ikke behandler oplysninger om dig, som er forældede eller på anden måde mangelfulde.


Retten til at få oplysninger slettet


Som offentlig myndighed vil vi i mange tilfælde være forpligtede til at behandle oplysninger om dig, f.eks. fordi det fremgår direkte af lovgivningen, eller hvis det er nødvendigt for vores myndighedsudøvelse.
Dette indebærer, at Varde Kommune ikke kan slette oplysninger om dig, hvis andre regler gør, at de ikke kan slettes. Dette kan f.eks. være offentlighedslovens regler om journaliserings- og notatpligt eller arkivloven.
I særlige tilfælde, f.eks. hvis dine oplysninger er blevet journaliseret på en forkert sag, har du dog ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning.


Retten til indsigelse


Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, f.eks. fordi du mener, at vores behandling af dine oplysninger ikke er lovlig.
Du har i visse tilfælde også mulighed for at gøre indsigelse mod en ellers lovlig behandling, hvis der foreligger nogle hensyn til din særlige situation, som gør, at Varde Kommune bør stoppe med at behandle de pågældende personoplysninger om dig.


Retten til at få behandlingen begrænset


Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine oplysninger begrænset.
Dette betyder, at hvis betingelserne for at få begrænset behandlingen er opfyldt, må vi kun behandle dine personoplysninger i nogle særlige situationer.

Hvis du har brug for at klage

Du har altid ret til at klage til Datatilsynet.

Sådan klager du

Inden du klager, bør du tage kontakt til den virksomhed, organisation, person eller myndighed, som du mener, behandler oplysninger om dig i strid med reglerne om databeskyttelse, fordi det ofte vil være muligt at få den dataansvarlige til at komme dig i møde.

Hvis du vil klage til Datatilsynet, anbefaler vi, at du bruger denne formular, fordi den er en hjælp til at få givet de oplysninger, Datatilsynet skal bruge for at behandle din klage. Men du er også velkommen til at klage ved at skrive til Datatilsynet på anden vis.

Hvad kan du selv gøre for at beskytte dine data

Send aldrig personlige oplysninger på almindelig e-mail. Brug E-boks. Husk at angive hvem du er (navn og evt. telefonnummer), samt hvem (att) henvendelsen er til, så den sikre mail når til rette medarbejder. 


Send aldrig personlige oplysninger på SMS til kommunens medarbejdere.  


Skriv aldrig personlige oplysninger på Varde Kommunens Facebook side, hverken som kommentar eller besked.

Overførsel til tredjelande – hvis vi gør det.

Enkelte af vores databehandlere befinder sig uden for EU/EØS (tredjelande) eller anvender underdatabehandlere, som befinder sig i tredjelande.


Det kan derfor ske, at vi deler dine personlige oplysninger med modtagere i disse tredjelande.


Hvis vi overfører oplysninger til lande uden for EU/EØS, vil vi altid sikre, at der er et gyldigt overførselsgrundlag – det vil sige, at vi sikrer os, at der er de fornødne garantier for, at dine personoplysninger behandles forsvarligt og sikkert.

Varde kommunes databeskyttelsesrådgiver

Hvad er databeskyttelsesrådgiverens opgave?

Det er databeskyttelsesrådgiverens opgave at tilse, at kommunen lever op til databeskyttelsesloven. Databeskyttelsesrådgiveren er i sin funktion en uvildig instans, der ikke refererer til administrationen. Rådgiveren bistår i samarbejde med kommunens jurister med råd og vejledning til fagområderne om lovlig, god og sikker håndtering af persondata. 

Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis du er i tvivl om, hvorvidt kommunen håndterer dine persondata korrekt. 

Du kan læse mere om databeskyttelsesrådgiverens rolle på Datatilsynets hjemmeside.

Hvad kan databeskyttelsesrådgiveren ikke hjælpe med?

Databeskyttelsesrådgiveren kan ikke hjælpe dig med den faglige sagsbehandling eller de afgørelser, som fagområderne træffer. 

Hvis du har brug for hjælp til at forstå en afgørelse, til at klage over kommunens sagsbehandling eller hjælp til at klage over en afgørelse, kan du kontakte kommunens borgervejleder.